En tant qu'entrepreneure, votre quotidien est dynamique et requiert souvent d'agir sur plusieurs fronts, tels que le développement de produits ou de services, les communications, la comptabilité et l'administration. Cependant, s'il y a une tâche que vous ne pouvez pas négliger, c'est la recherche d'acheteurs. Que votre marché cible soit B2B ou B2C, ce que vous proposez doit se vendre.
Votre premier réflexe pourrait être de viser le consommateur final. Et si la meilleure stratégie était d'élargir votre champ d'action et de considérer les grandes entreprises qui pourraient bénéficier de votre offre ou dont les clients pourraient en profiter ? Dans le cadre des grandes entreprises, il existe toute une gamme de termes commerciaux que vous devez connaître. Dans cet article, nous allons décomposer certains d'entre eux.
Demande d'information (RFI)
Il s'agit généralement de la première étape et de la plus large lorsqu'une entreprise recherche un fournisseur. Les grandes entreprises rédigent la RFI et l'envoient aux fournisseurs potentiels pour obtenir une idée de leurs offres globales, ainsi que de leurs capacités et de leur adéquation. Il est important pour l'entreprise de préciser clairement ses exigences, car cela permet de distinguer entre les éléments proposés par tous les fournisseurs et ceux qui sont uniques à l'entreprise. La RFI doit également inclure des détails sur les attentes et les délais de réponse. Bien qu'elle soit structurée de manière à obtenir des informations spécifiques, il ne s'agit pas d'une invitation formelle à soumissionner.
Étant donné que les RFI dans un secteur particulier peuvent être similaires d'une entreprise à l'autre, en tant que fournisseur potentiel, vous pouvez envisager de préparer un ensemble de réponses préplanifiées ou de vous appuyer sur une plateforme de gestion des réponses pour vous assister. Cependant, vous devez toujours adapter ces réponses pour vous assurer qu'elles couvrent tous les aspects définis par l'entreprise. Cela implique également de consulter les membres de l'équipe ayant une expertise dans les domaines concernés.
Demande de proposition (RFP)
Une fois qu'une entreprise a restreint ses choix de fournisseurs potentiels avec une RFI, elle passe à l'étape suivante. Une RFP est plus détaillée et inclut les objectifs de l'entreprise pour un produit ou un service spécifique ainsi que les termes du contrat. Elle exige que les fournisseurs décrivent comment ils répondront aux besoins de l'entreprise et fournissent un aperçu de leurs processus pour garantir leur alignement avec ceux de l'entreprise demandeuse. Les autres critères d'évaluation utilisés pour sélectionner un fournisseur sont également inclus dans ce document. Alors que les RFI sont généralement envoyées directement aux fournisseurs potentiels, l'entreprise publie généralement une RFP publiquement.
Si vous choisissez de soumettre une proposition, il est important de déterminer précisément quels sont les résultats attendus et si vous êtes en mesure de les satisfaire. Vous devez également obtenir l'avis des membres de l'équipe sur la pertinence de l'entreprise cliente en termes de valeurs et de marché cible. Ces détails de votre côté doivent également être inclus dans votre réponse à la RFP. Un autre élément important à inclure est un résumé exécutif.
Demande de prix (RFQ)
Dans certains cas, le principal critère de sélection d'un fournisseur peut être le prix. Parfois, les réponses obtenues lors d'une RFI sont suffisantes pour qu'une entreprise passe directement à une RFQ, tandis que d'autres fois, une RFP est encore nécessaire pour décider quels fournisseurs sont en lice. Dans tous les cas, il est recommandé que les entreprises suivent un format standard pour le document, incluant des exigences telles que les caractéristiques recherchées, les délais de livraison et les conditions de paiement. Ainsi, toutes les réponses auront les mêmes informations et permettront une comparaison équitable des fournisseurs potentiels.
Lors de la soumission d'un devis, vous devez vous assurer de prendre en compte vos coûts, ainsi que les différences de devises. Il est également très bénéfique de connaître votre concurrence et comment vous vous différenciez d'elle. Vous pouvez également prévoir une marge de négociation.
Appel d'offres
Processus plus rigide qu'une RFP, un appel d'offres est une offre d'un fournisseur qui donne lieu à un contrat d'appel d'offres, obligeant l'entreprise et le fournisseur à faire affaire ensemble. En général, ce contrat ne permet pas de négocier et l'entreprise a un devoir d'équité pour traiter tous les soumissionnaires conformes de manière égale, sans préférences cachées.
Dans le cadre d'un appel d'offres, un fournisseur peut être amené à fournir des documents supplémentaires, tels que des états financiers, des profils d'entreprise et des certifications. Comme pour une RFP, vous devez également inclure un résumé exécutif, ainsi que des références et des réponses complètes aux questions de la demande d'appel d'offres (request for tender).
Contrats directs
Ce mode d'acquisition est utilisé pour faciliter un contrat entre une entreprise et un seul fournisseur de manière simplifiée, ce qui peut impliquer des économies financières et être la meilleure option pour un produit ou service très spécifique. Cela évite les documents de soumission plus complexes associés à d'autres processus, mais peut encore permettre une certaine négociation. Les acheteurs peuvent également recourir à cette option en cas d'urgence, lorsqu'ils n'ont pas le temps nécessaire pour d'autres approches.
Si vous avez déjà fourni des produits ou des services à un acheteur, il est possible que des livraisons supplémentaires ou des prestations de services soient acquises par contrat direct, afin d'éviter les interruptions et de garantir la cohérence.
Le rôle de Maïa, Croissance inclusive
En tant que projet du Réseau des Femmes d'Affaires du Québec, l'un de nos principaux objectifs est de sensibiliser, d'éduquer et d'inspirer les femmes entrepreneures. De plus, nous fournissons des formations et des ateliers sur une gamme de sujets. Donc, si le sujet des achats semble trop complexe ou si vous ne savez pas par où commencer, nous sommes là pour vous fournir les informations dont vous avez besoin et vous offrir des conseils. Nous organisons également des événements de réseautage à travers le pays avec nos partenaires.
Peu importe où vous en êtes dans votre parcours avec la diversité des fournisseurs, nous vous encourageons à vous inscrire à nos programmes de formation, qui sont proposés en ligne ici :
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